Ao comparar um orçamento de buffet corporativo, é tentador começar pela última linha da proposta.

R$ 18 mil vs R$ 21 mil vs R$ 24 mil.

Se o cardápio parece similar e o número de convidados é o mesmo, a pergunta que surge é: por que pagar R$ 21 mil se alguém oferece por R$ 18 mil?

Agora imagine outra cena.

Faltam duas horas para uma convenção começar e você descobre que determinado equipamento não estava incluso na proposta.

Durante o evento, é necessário contratar equipe adicional.

O número de participantes muda aumenta, mas o fornecedor demora para responder.

Uma falha na logística atrasa o serviço e três pessoas da sua equipe passam parte da manhã tentando resolver o problema.

No final, aqueles R$ 3 mil economizados no orçamento começam a parecer bem menos interessantes.

Isso significa que devemos escolher o buffet mais caro?

Claro que não.

Preço é um critério importante e empresas precisam cuidar do orçamento.

A questão é outra:

para saber qual proposta realmente custa menos, precisamos comparar mais do que o preço inicial.

Especialmente em feiras, congressos, convenções e grandes eventos corporativos, existem custos que nem sempre aparecem na primeira linha da planilha.

Alguns aparecem na nota fiscal.

Outros aparecem em horas de trabalho, retrabalho, desperdício, atrasos e problemas que alguém da sua empresa terá que resolver.

Vamos olhar para sete deles.

1. O que não estava incluído no orçamento de buffet corporativo

Duas propostas podem apresentar o mesmo cardápio e valores diferentes.

Mas elas estão realmente oferecendo a mesma coisa?

Uma pode incluir equipe, transporte, montagem, desmontagem, louças, utensílios e equipamentos.

A outra pode apresentar alguns desses itens separadamente ou sequer contemplá-los no primeiro orçamento.

Por isso, antes de comparar valores, vale perguntar:

“O que exatamente está incluído neste preço?”

Pense em itens como:

• transporte;
• montagem e desmontagem;
• garçons e equipe de apoio;
• louças e talheres;
• mesas e estrutura de serviço;
• equipamentos;
• bebidas;
• gelo;
• limpeza da área utilizada;
• horas adicionais;
• taxas relacionadas ao local do evento.

Nem sempre existe certo ou errado. Buffets diferentes podem trabalhar com modelos comerciais diferentes.

O problema aparece quando comparamos duas propostas como se fossem equivalentes quando, na realidade, o escopo é diferente.

É por isso que um bom orçamento de buffet corporativo precisa ser claro o suficiente para que a empresa saiba o que está comprando e consiga prever o custo final do evento.

Se você está começando a planejar, nosso conteúdo sobre como organizar um evento corporativo sem esquecer etapas importantes também pode ajudar a estruturar o budget completo.

2. Horas da sua própria equipe também custam dinheiro

Existe um custo que quase nunca aparece na planilha do evento:

o tempo de quem está organizando.

Imagine que uma profissional de Marketing, RH ou Eventos precise passar três horas cobrando respostas de um fornecedor.

Depois mais uma hora revisando um orçamento que veio incompleto.

No dia do evento, outras duas horas resolvendo problemas operacionais que poderiam ter sido antecipados.

Nada disso aparece na proposta do buffet.

Mas teve custo para a empresa.

E, talvez mais importante, aquela pessoa deixou de fazer outras coisas durante esse período.

Esse é um dos custos invisíveis mais relevantes na contratação de fornecedores corporativos.

Um fornecedor que responde rapidamente, entende o briefing, faz as perguntas certas e traz soluções pode não necessariamente ter a menor proposta inicial.

Mas pode exigir muito menos esforço de gestão.

Em um evento com dez fornecedores diferentes, essa diferença se multiplica.

Por isso, ao comparar propostas, talvez valha acrescentar uma pergunta:

“Quanto trabalho este fornecedor vai gerar para a minha equipe?”

3. Atrasos podem custar muito mais do que alguns minutos

São 8h.

Os primeiros participantes de uma convenção começam a chegar.

O welcome coffee deveria estar pronto.

Mas a montagem atrasou.

À primeira vista, são apenas 15 ou 20 minutos.

Só que eventos funcionam em cadeia.

Os convidados chegam e não encontram o serviço preparado.

A recepção fica congestionada.

Alguém da organização precisa ligar para o fornecedor.

Outra pessoa precisa explicar a situação para a liderança.

A programação talvez precise ser ajustada.

E uma falha operacional relativamente pequena começa a ocupar a atenção de várias pessoas.

Em uma feira, um atraso pode significar abrir um stand sem que a experiência planejada esteja pronta.

Em uma reunião executiva, pode signific receber convidados importantes enquanto a equipe ainda está montando.

Pontualidade não é apenas uma questão de boa impressão. Ela protege a operação do evento.

E isso também tem valor econômico.

4. Mudanças de última hora podem revelar o verdadeiro custo do fornecedor

Eventos são imprevisíveis por natureza.

O headcount muda.

Uma reunião dura mais.

O horário do intervalo precisa ser alterado.

A empresa decide incluir uma opção alimentar adicional.

A montagem muda de espaço.

O problema não é existir mudança.

Isso vai acontecer.

A pergunta é:

como o fornecedor lida com ela?

Imagine dois buffets.

Um precisa consultar três pessoas antes de responder, demora horas para retornar e transforma cada alteração em uma nova rodada de negociação.

O outro consegue rapidamente explicar o que é possível, qual impacto haverá e quais alternativas existem.

O valor dessa diferença dificilmente aparece no orçamento de buffet corporativo original.

Mas aparece claramente quando faltam 24 horas para o evento.

É justamente por isso que defendemos tanto o planejamento antecipado. Em nosso checklist para organizar o catering do seu estande em grandes feiras e convenções, por exemplo, muitas das etapas existem para reduzir a quantidade de decisões que precisarão ser tomadas no calor do evento.

5. Falhas operacionais geram retrabalho

Algo deu errado.

Talvez tenha faltado um item.

Talvez a montagem não corresponda ao combinado.

Talvez tenha sido necessário alterar uma estação de lugar porque o espaço não foi entendido corretamente.

Agora alguém precisa corrigir.

O buffet precisa reorganizar.

A equipe interna precisa acompanhar.

Outro fornecedor talvez precise ajudar.

O cliente precisa conferir novamente.

Esse é o retrabalho.

E retrabalho consome tempo, energia e, frequentemente, dinheiro.

Por isso, quando uma proposta parece mais cara porque contempla visita técnica, briefing mais detalhado, equipe adequada ou uma estrutura de contingência, vale entender o que aquele custo está evitando.

Prevenção também faz parte da entrega.

O objetivo não é pagar por complexidade desnecessária.

É evitar economizar em algo que depois precisará ser corrigido sob pressão.

6. O barato pode exigir fornecedores extras

Imagine receber uma proposta de catering significativamente mais barata.

Ótimo.

Mas então você descobre que ela não contempla determinado equipamento.

É preciso alugar separadamente.

Depois percebe que precisa contratar equipe adicional.

Depois outro fornecedor para uma necessidade específica do serviço.

De repente, você não está mais gerenciando um buffet.

Está gerenciando quatro fornecedores para entregar aquilo que outra proposta oferecia de forma integrada.

Isso pode fazer sentido em alguns projetos.

Em outros, o ganho financeiro desaparece diante da complexidade criada.

Além dos valores adicionais, entram novos contratos, pagamentos, contatos, horários de montagem e pontos possíveis de falha.

Para quem organiza o evento, isso importa muito.

Menos fornecedores não significa automaticamente uma operação melhor. Mas cada fornecedor adicional cria uma nova interface que precisa ser coordenada.

Por isso, na hora de comparar um orçamento de buffet corporativo, vale olhar para o custo da solução completa, e não apenas para uma parte dela.

7. Desperdício também é custo

Mais comida nem sempre significa um buffet melhor.

Pode significar apenas mais desperdício.

Imagine contratar alimentos para 300 pessoas sem considerar que aquele serviço acontecerá logo depois de um almoço.

Ou escolher uma enorme variedade de itens porque “é melhor sobrar do que faltar”.

No final do evento, várias bandejas praticamente intactas precisam ser descartadas.

A empresa pagou por aquela comida.

Pagou pela produção.

Pagou pelo transporte.

Pagou pela estrutura necessária para servi-la.

E ninguém aproveitou.

Dimensionar corretamente um evento não significa trabalhar sem margem de segurança.

Significa encontrar um equilíbrio entre segurança operacional e desperdício.

O mesmo vale para o formato do serviço.

Um coffee break corporativo para 30 pessoas não funciona economicamente ou operacionalmente da mesma forma que um serviço para 150 ou 500 convidados. Existem custos fixos, economias de escala e diferentes necessidades de estrutura.

Por isso, simplesmente comparar “preço por pessoa” também pode gerar conclusões erradas.

Então como comparar dois orçamentos de buffet?

Comece pelo preço.

Mas não termine nele.

Ao analisar um orçamento de buffet corporativo, tente comparar:

• o que está incluído;
• qualidade e adequação do cardápio;
• quantidade e estrutura da equipe;
• transporte e logística;
• montagem e desmontagem;
• equipamentos e materiais necessários;
• política para horas adicionais;
• capacidade de atender mudanças;
• tempo e qualidade das respostas;
• experiência com aquele tipo e tamanho de evento;
• suporte durante a operação;
• possíveis custos adicionais.

Essa lógica não vale apenas para catering.

Ao avaliar fornecedores de maneira geral, preço, qualidade, prazo e confiabilidade precisam ser considerados em conjunto. O Sebrae também recomenda avaliar fornecedores considerando critérios como qualidade, cumprimento de prazos e confiabilidade.

O objetivo não é encontrar justificativas para escolher a proposta mais cara.

É descobrir qual proposta realmente oferece o melhor custo para aquilo que sua empresa precisa.

O buffet mais barato é aquele que custa menos ou aquele que dá menos trabalho?

Talvez a resposta esteja em algum lugar entre os dois.

Um fornecedor muito eficiente não compensa um preço completamente fora do mercado.

Assim como um preço extremamente baixo pode deixar de ser uma economia se ele trouxer custos adicionais, retrabalho ou risco operacional.

Especialmente em eventos corporativos, existe algo que também merece entrar nessa conta:

a tranquilidade de quem está responsável pelo evento.

Quem organiza uma feira, convenção, reunião ou evento para centenas de pessoas já tem muitas decisões para tomar.

Um bom parceiro deveria retirar algumas delas da lista.

Não adicionar mais.

Por isso, quando receber o próximo orçamento de buffet corporativo, não olhe apenas para o número no final da proposta.

Pergunte o que ele inclui.

Pergunte o que pode mudar.

Pergunte como os imprevistos são tratados.

Pergunte quem estará presente no evento.

Pergunte o que acontece se a programação atrasar.

No final, talvez a melhor proposta não seja a mais barata.

Nem a mais cara.

É aquela que oferece o melhor equilíbrio entre preço, qualidade, previsibilidade e capacidade de fazer o evento funcionar sem transformar cada detalhe em mais um problema para você resolver.

Na Buffet Família Conesa, nosso trabalho não é apenas colocar comida na mesa.

Planejamos catering para coffee breaks, reuniões, treinamentos, feiras, congressos, convenções e eventos corporativos em São Paulo considerando também a logística, a equipe e a dinâmica de cada evento.

Se você está comparando propostas para o próximo evento da sua empresa, solicite um orçamento com a nossa equipe.

Assim, além de comparar o preço, você poderá comparar tudo aquilo que estará sendo cuidado por trás dele.