Participar de uma feira como a AUTOMEC, HOSPITALAR, FCE Cosmetique ou qualquer grande evento no Expo Center Norte, Expo Imigrantes, Transamérica Expo Center e outros centros é muito mais do que marcar presença. É uma oportunidade estratégica de gerar negócios, fortalecer sua marca e criar conexões que podem durar anos.
E se tem algo que aprendemos ao longo dos anos, é que o sucesso de um estande não depende apenas do design bonito, dos brindes ou do pitch afiado. A experiência conta, e muito. E a alimentação é uma parte essencial dessa equação.
Se você está organizando sua participação em uma grande feira, este checklist definitivo vai te ajudar a planejar o catering do seu estande com excelência, eficiência e, claro, muito sabor.
1. Entenda o perfil do seu público e da feira
Tudo começa aqui. Antes de pensar no menu, na quantidade de comida ou na estética da mesa, você precisa entender:
- Quem é seu público na feira?
➝ Técnicos? Decisores? Diretores? Visitantes em busca de networking? - Como eles costumam se comportar?
➝ São pessoas que fazem visitas rápidas? Que buscam um momento de descanso? Que querem parar para conversar? - Qual é o perfil da feira?
➝ Mais formal? Mais dinâmica? Voltada à indústria, tecnologia, saúde ou lifestyle?
Essa análise inicial direciona tudo. Um estande com foco em executivos, por exemplo, pode apostar em um coffee break mais sofisticado, com atendimento diferenciado. Já um evento mais técnico pode exigir algo mais prático, funcional e de rápida reposição.
2. Calcule o número de pessoas que você espera receber no estande
Esse é um dos pontos mais críticos, e muitas vezes negligenciado.
Não se trata apenas de calcular quantas pessoas estarão na feira, mas de estimar o fluxo real no seu estande.
Aqui estão algumas perguntas que te ajudam a definir esse número:
- Quantas pessoas costumam visitar estandes do seu porte em eventos anteriores?
- Sua estratégia de marketing inclui ativações que atraem mais público (como sorteios, demonstrações ou brindes)?
- Seu time comercial fará agendamentos de reuniões no próprio estande?
- Você quer oferecer coffee break ou coquetel aberto ao público, ou restrito a convidados e prospects selecionados?
Cálculo rápido sugerido:
- Estande pequeno/modesto: 50 a 150 pessoas por dia
- Estande médio: 200 a 500 pessoas por dia
- Estande grande, com ativações ou muita circulação: 600 a 1000+ pessoas por dia
Dica: Sempre inclua uma margem de segurança de 10% a 20% no cálculo final. É melhor sobrar um pouco do que faltar.
3. Pense qual tipo de catering você quer oferecer
Aqui é onde você define como a alimentação vai apoiar sua estratégia de estande. Existem diferentes formatos, e cada um comunica algo sobre sua marca e seu posicionamento.
Coffee Break contínuo
✔️ Ideal para quem quer manter o estande sempre com movimento.
✔️ Funciona como um ponto de pausa, acolhimento e networking.
✔️ Oferece pães, mini sanduíches, doces finos, bolos, cafés especiais, sucos e água aromatizada.
Coquetel no fim do dia
✔️ Perfeito para gerar conexões mais profundas em clima descontraído.
✔️ Mesa de queijos, finger foods sofisticados, espumantes, sucos especiais e mocktails.
✔️ Cria um ambiente premium, propício para conversas mais longas.
Almoço ou jantar no estande (ou em sala privada)
✔️ Para quem quer receber clientes VIPs, fazer rodadas de negócios ou proporcionar um momento mais exclusivo.
✔️ Menu elaborado, com pratos quentes, finger foods mais robustos e bebidas variadas.
Snacks o dia todo
✔️ Se você quer algo mais simples, mas eficiente, pode oferecer apenas snacks como castanhas, frutas secas, cookies e bebidas, mantendo o estande convidativo, sem serviço contínuo de pratos.
O segredo está em alinhar esse formato com o que faz sentido para seu público, para a jornada do evento e, claro, para sua marca.