São 9h47 da manhã.

A primeira palestra de uma convenção terminou alguns minutos antes do previsto e, de repente, dezenas de pessoas começam a sair do auditório em direção ao coffee break.

O café está quente. As bandejas estão abastecidas. Há opções para diferentes restrições alimentares. A equipe sabe onde deve estar. O fluxo acontece sem uma grande fila.

Quinze minutos depois, os participantes voltam para a programação.

Para quem estava no evento, foi simples.

“O coffee break estava ótimo.”

Para quem organizou, porém, talvez exista um elogio ainda melhor:

“Eu nem precisei me preocupar.”

E é justamente aí que existe uma parte importante de um bom evento corporativo que quase ninguém vê.

Por trás de um coffee break, uma feira, um congresso ou uma convenção que “simplesmente funciona”, há uma série de decisões, confirmações e planos que começaram muito antes de a primeira bandeja chegar à mesa.

Um bom catering começa antes da escolha do cardápio

Quando se pensa em contratar um buffet para eventos corporativos, é natural começar pela comida.

Coffee break ou brunch? Finger foods ou coquetel? Quantas opções doces? Quantas salgadas?

Tudo isso importa. Mas, em eventos maiores, o cardápio é apenas uma parte da equação.

Imagine dois eventos com exatamente 150 participantes.

O primeiro é um treinamento interno, em que todos estarão sentados na mesma sala e sairão juntos para um intervalo de 30 minutos.

O segundo é uma feira, em que visitantes entram e saem de um stand durante seis horas.

São 150 pessoas nos dois casos.

Mas são duas operações completamente diferentes.

Antes de pensar no que será servido, um bom planejamento precisa entender como aquele evento vai acontecer.

Qual é o tempo disponível para o serviço? Como as pessoas circularão pelo espaço? Onde será feita a montagem? Há elevador de serviço? Existe horário determinado para entrada de fornecedores? Quantos pontos de atendimento serão necessários? Haverá convidados com restrições alimentares?

Quanto maior ou mais complexo o evento, mais essas perguntas importam.

Quantidade de convidados não conta a história inteira

“Teremos 300 pessoas.”

Essa informação é essencial, mas dificilmente é suficiente para dimensionar sozinho um catering para feira, congresso ou convenção.

O comportamento das pessoas muda conforme o horário, o tipo de evento e a programação.

Um welcome coffee antes de uma convenção tem uma dinâmica diferente de um coffee break entre duas palestras. Um almoço corporativo tem necessidades diferentes de um coquetel de relacionamento. Um stand em uma feira pode ter picos intensos de movimento seguidos de períodos tranquilos.

Por isso, além do número de convidados, é preciso considerar fatores como:

• duração do serviço;
• horário;
• perfil do público;
• tempo disponível para consumo;
• formato da programação;
• reposição dos alimentos e bebidas;
• espaço disponível;
• fluxo esperado de pessoas.

É justamente essa combinação que determina como o serviço precisa ser estruturado.

Uma mesa bonita pode virar um gargalo

Agora imagine que a palestra terminou.

Duzentas pessoas têm 20 minutos de intervalo.

A mesa está linda. Há comida suficiente. O café está pronto.

Mas existe apenas um ponto de acesso às bebidas.

Em poucos minutos, forma-se uma fila.

Nesse caso, o problema não era a comida.

A comida estava toda lá. O problema era fazer 200 pessoas chegarem até ela ao mesmo tempo.

Em feiras, convenções e grandes eventos corporativos em São Paulo, pensar no fluxo faz parte do catering.

Às vezes, dividir o serviço em mais de uma estação faz diferença. Em outros casos, separar café e bebidas da mesa principal ajuda a distribuir as pessoas. Até a posição de pratos, guardanapos e talheres pode influenciar a velocidade do serviço.

São detalhes pouco percebidos quando tudo dá certo.

E muito percebidos quando dão errado.

Eventos são imprevisíveis por natureza

Existe uma realidade que qualquer pessoa que trabalhe com eventos aprende rapidamente:

não é possível controlar tudo.

A programação atrasa.

O número de participantes muda.

Um palestrante chega antes do previsto.

O coffee break precisa ser antecipado.

O espaço que parecia amplo na planta fica apertado depois que todos os fornecedores terminam suas montagens.

Surge uma restrição alimentar que não estava no briefing.

Chove.

Um elevador deixa de funcionar.

Um fornecedor atrasa.

A indústria de eventos é imprevisível por natureza.

Por isso, talvez a pergunta errada seja:

“Como garantir que absolutamente nada dê errado?”

Uma pergunta muito mais útil é:

“O que podemos fazer agora para diminuir o risco de problemas de última hora?”

É aí que planejamento e experiência fazem diferença.

Confirmar os acessos com antecedência. Entender o cronograma completo do evento. Dimensionar corretamente a equipe. Pensar em margens de segurança. Mapear restrições alimentares. Planejar o fluxo de convidados. Fazer o briefing da equipe antes do serviço.

Nenhuma dessas ações elimina completamente os imprevistos.

Mas todas diminuem a chance de um pequeno contratempo virar uma grande dor de cabeça.

Experiência em eventos não significa conseguir prever tudo. Significa conhecer o que costuma dar errado e se preparar antes que aconteça.

E quando alguma coisa muda mesmo assim?

Porque, eventualmente, alguma coisa vai mudar.

E talvez seja nesse momento que a diferença entre simplesmente fornecer comida e realmente assumir responsabilidade pelo serviço fique mais evidente.

Se uma reunião atrasar 25 minutos, alguém precisa perceber que aquele coffee break não pode continuar seguindo exatamente o cronograma original.

Se o número de convidados aumentar, é necessário avaliar rapidamente o que pode ser reorganizado.

Se a montagem precisar mudar de lugar, alguém precisa encontrar uma solução.

Idealmente, sem transformar cada uma dessas decisões em mais uma tarefa para a pessoa que já está coordenando todo o evento.

Quem organiza uma convenção, congresso ou feira provavelmente já está lidando com palestrantes, convidados, fornecedores, audiovisual, montagem, liderança, cronograma e dezenas de mensagens chegando ao mesmo tempo.

O catering não deveria ser mais uma fonte de preocupação.

A equipe também faz parte do serviço

Um bom buffet corporativo não é feito apenas na cozinha.

Ele também é feito por quem está presente no evento.

A equipe precisa saber o horário, entender o serviço, conhecer o espaço e perceber o que está acontecendo ao redor.

Uma bandeja está acabando?

O fluxo mudou?

Um convidado precisa de ajuda?

A programação atrasou?

Em muitos casos, a diferença está na capacidade de perceber e agir antes que alguém precise procurar o responsável e pedir uma solução.

É esse cuidado que transforma atendimento em hospitalidade.

O melhor problema é aquele que você nem ficou sabendo que existiu

Talvez esse seja um dos melhores indicadores de uma operação bem planejada.

Um pequeno imprevisto aconteceu.

A equipe percebeu.

Ajustou.

Resolveu.

E o responsável pelo evento continuou fazendo o trabalho dele.

Porque problemas podem acontecer até nos eventos mais bem organizados.

O que não deveria acontecer é cada problema chegar até o cliente antes de alguém tentar resolvê-lo.

Quando contratamos um fornecedor, especialmente para uma feira, convenção ou grande evento corporativo, não estamos comprando apenas aquilo que aparece na mesa.

Estamos comprando também planejamento, experiência, capacidade de reação e tranquilidade.

Quando parece fácil, provavelmente houve muito trabalho por trás

Ao final do evento, os convidados talvez se lembrem de um café gostoso, de uma mesa bonita ou daquele item do cardápio que chamou atenção.

E isso importa.

Mas quem estava responsável pela organização provavelmente vai se lembrar de outra coisa:

funcionou.

Ninguém precisou correr atrás do café.

Não houve uma fila que travou o intervalo.

A equipe estava preparada.

Os imprevistos foram resolvidos.

E, durante algumas horas, foi possível tirar “o buffet” da lista de coisas com que precisava se preocupar.

Para nós, esse é um dos maiores sinais de sucesso.

Na Buffet Família Conesa, acreditamos que um bom catering para eventos corporativos deve ser percebido pelos convidados pela qualidade do que entrega e pelo contratante pela tranquilidade que proporciona.

Se você está organizando uma feira, convenção, congresso, treinamento ou outro evento corporativo em São Paulo, conte para a nossa equipe como será o seu evento.

Nós ajudamos você a pensar não apenas no que colocar na mesa, mas em tudo o que precisa acontecer para que, quando chegar a hora, ela simplesmente esteja pronta.