Organizar um evento corporativo parece simples à primeira vista: é só escolher um local, encomendar uns comes e bebes e convidar as pessoas, certo? Na prática, quem já ficou responsável por planejar sabe o quanto a lista de detalhes é longa, e como eles fazem toda a diferença.
Se você foi “promovido” a organizador do próximo evento da sua empresa, respire fundo. Preparamos este guia para ajudar você a entender o que precisa ser decidido e como garantir um evento bem-sucedido, sem imprevistos e sem aquela dor de cabeça de última hora.
1. Defina o objetivo do evento
Tudo começa pela pergunta mais simples (mas muitas vezes esquecida): por que esse evento vai acontecer?
Pode parecer óbvio, mas o objetivo do evento orienta todas as outras escolhas. Alguns exemplos:
- Integração ou engajamento interno? Como uma confraternização, brunch para equipes, ou celebração de metas.
- Treinamento ou workshop? Onde o foco está no conteúdo e o buffet complementa a experiência, garantindo conforto e energia.
- Apresentação para clientes ou investidores? A imagem que você vai passar é fundamental.
- Comemoração de aniversário da empresa ou lançamento de produto? Aqui o visual e o impacto são prioridade.
Saber o propósito vai ajudar a decidir local, horário, cardápio e até a forma de serviço (buffet volante, fixo, coffee, brunch).
2. Liste quem vai participar
A segunda pergunta é quem são os convidados?
- Quantas pessoas?
- São colegas de diferentes áreas ou todos se conhecem bem?
- Há diretores, clientes ou parceiros externos?
Entender o perfil do público ajuda a escolher o tom certo: eventos mais informais permitem menus criativos e descontraídos, enquanto reuniões com C-level e clientes estratégicos pedem um toque extra de sofisticação.Também é o momento de prever se há restrições alimentares, como opções vegetarianas, veganas, sem glúten ou sem lactose. É um cuidado simples que mostra zelo e evita constrangimentos.
3. Escolha o melhor horário (e o serviço certo para ele)
O horário impacta diretamente o tipo de serviço. Veja alguns cenários comuns:
- Manhã: brunch ou coffee break robusto, ideal para reuniões longas e eventos motivacionais.
- Meio-dia: almoço executivo, prático e bem apresentado.
- Fim da tarde: coffee leve ou happy hour.
- Noite: coquetel volante ou jantar completo.
Um bom fornecedor vai ajudar você a ajustar o menu ao horário e à ocasião. Aqui, é importante pensar no ritmo do evento: se haverá palestras, intervalos programados, premiações. Tudo isso precisa casar com o serviço para não ter bandejas circulando na hora errada ou buffet montado antes do público chegar.
4. Defina o local com sabedoria
A escolha do espaço é estratégica. Às vezes, fazer o evento na própria sede é o mais prático e econômico. Mas é importante garantir que o local tenha:
- Estrutura para acomodar o número de pessoas (sentadas ou em pé, conforme o evento).
- Espaço para o buffet montar e organizar o serviço com segurança e higiene.
- Infraestrutura elétrica e de climatização adequadas.
Se optar por um local externo, visite antes. Veja onde ficará o buffet, por onde circularão garçons, onde montar o bar (se houver), e se há estacionamento ou fácil acesso.